Gerenciamento eletrônico de documentos pode reduzir em até 40% o consumo de papel nas empresas

Há mais de 19 séculos, o papel acompanha o homem em seus registros. Não foi à toa que, em 105 d.C., os chineses deixaram os quatros cantos do mundo em polvorosa com a sua invenção, que mudava dramaticamente a forma de arquivar informações. A descoberta foi tão profícua que perdura até hoje, entranhada inclusive no cotidiano mais ordinário. Nas empresas, o quadro não é diferente. É um relatório que ficou pronto, gráficos que precisam ser entregues à diretoria e planilhas repassadas à equipe de Recursos Humanos, transformando a rotina corporativa num fluxo contínuo de celulose.

Porém, o que muitas companhias talvez não saibam é que este uso indiscriminado do papel está atrelado a um processo que, além de desperdiçar dinheiro, têm um grande ônus para a natureza.

É verdade que hoje a produção de papel se baseia em florestas de eucaliptos e pinus plantadas e manejadas pelos próprios fabricantes, o que pouparia as matas nativas de mais essa ameaça, ao menos diretamente.

A questão preocupante é que a monocultura de eucaliptos em grandes áreas tem sido apontada como um problema ambiental. O principal deles é a perda da biodiversidade – por ser uma árvore estéril (não gera frutos), não atrai animais para as áreas em que é cultivado -, fato que fez esse cultivo ganhar a nada meritória alcunha de “deserto verde”.

O plantio próximo a cursos d’água também pode levar ao esgotamento dos recursos hídricos, pois a planta consome muita água nos primeiros dois anos do seu ciclo de crescimento.

Muitos fabricantes têm procurado contornar esses impactos por intermédio da adoção do sistema de plantio em mosaico – intercalando eucalipto, pinus e mata nativa – nas suas áreas de cultivo.

Fabricar papel também consome muita energia e muita água – até 100 mil litros por tonelada. Além disso, nas cidades onde não existe coleta seletiva, costuma ser mais um produto de significativa dimensão a ocupar os aterros sanitários.

Mais uma vez, a palavra de ordem passa a ser reciclagem: 1 tonelada de papel reciclado economiza 2,5 barris de petróleo, 98 mil litros de água e 2.500 Kw/h de energia elétrica.

A tecnologia também veio dar seu empurrãozinho na melhoria deste cenário. Entre as novidades colocadas à disposição do mercado corporativo, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos, popularmente conhecido como GED, é uma das que chamam atenção.

“Com a utilização do GED, o consumo de papel pode cair de modo vertiginoso. Os documentos são todos digitalizados e passam a existir não mais em meio físico, mas eletrônico”, explica a AmbienteBrasil Everton Cararo, gerente de negócios da Iddéia, empresa com sede em Curitiba (PR), especializada em soluções em Tecnologia da Informação (TI).

“O resultado, além de uma atuação ecologicamente mais consciente, é o ganho de produtividade e outros benefícios, como maior durabilidade dos documentos, estoque facilitado e liberação de espaço físico, antes utilizado para arquivar os papéis”, completa.

A gerente Lecivânia Martins, responsável pela área comercial da Novatec Corporation – distribuidora especializada em softwares de GED e que trabalha em parceria com a Iddéia -, endossa as palavras de Cararo. Segundo ela, a redução no uso do papel pode alcançar um índice de até 40%, desde que venha acompanhada de um compromisso por parte do contratante.

“Como o GED tem inúmeras possibilidades de uso, este percentual varia caso a caso. Tem gente que emprega esta tecnologia para fazer a automação de tarefas e outros para facilitar o acesso a documentos, por exemplo, sem que isto esteja, necessariamente, vinculado a um objetivo interno de diminuir a quantidade de papel utilizada. Que haverá uma redução, mesmo que mínima, isto é fato. Mas, para alcançar resultados mais significativos, é preciso ter uma consciência ecológica atrelada ao serviço”, pontua.

Aplicação e outros ganhos

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos pode ser implantado nas mais diversas empresas, das pequenas às maiores. Entre os benefícios que acompanham as reduções de papel e custos, estão agilidade no acesso a documentos e um melhor atendimento para o cliente final, resultando em economia de tempo e, conseqüentemente, dinheiro. A maior disponibilidade dos dados, aqui, faz toda a diferença.

“A maioria das pesquisas está atrelada a um documento. Então, é preciso facilitar ao máximo o acesso ao mesmo. Com o GED, você consegue acessar um documento em menos de seis segundos, sem contar com a possibilidade de acesso remoto, através da internet”, destaca Lecivânia. “Há empresas que reduziram até 80% do valor gasto com malote, por exemplo”, emenda.

Ainda neste contexto, Cararo também aproveita para fazer uma observação oportuna. Quanto ao uso da energia elétrica nas empresas – necessária para o funcionamento das máquinas cotidianas que, entre outras coisas, rodarão os softwares -, ele aponta que a tecnologia moderna está igualmente atenta a este fato e traz economias cada vez mais significativas. “Como as novas tecnologias apresentam uma eficiência energética maior, elas não exigem contas mais altas no final do mês. Conseguem fazer mais, com menos”, garante.

Fonte: Redação AmbienteBrasil