Canteiro de obra: Riscos na gestão de suprimentos

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João Vieira Uchôa Filho, sócio-fundador da Escola Superior de Administração e Gestão – Strong (São Paulo), mantida pelo Centro de Ensino Superior de Santo André (CESA). E-mail: uchoasp@ig.com.br
e jvuchoa@uol.com.br. Site: www.cesa.edu.br, link “biblioteca”

Como responsável pelo desenvolvimento e implementação da metodologia de auditoria de gestão de riscos para o segmento de construtoras, mais especificamente aqueles relacionados ao ambiente de canteiro de obras, tenho observado um significativo grau de exposição a fatores de riscos por parte da administração do canteiro de obras no processo de gestão de suprimentos.

Neste mês, daremos um exemplo, que identifiquei com base na experiência prática de auditoria, sobre como a descentralização parcial das atividades de compras para o canteiro de obras sem uma adequada estruturação da base de dados do cadastro de fornecedores resulta em alta probabilidade de ocorrer à exposição acima citada.

De um modo geral, a descentralização parcial dos processos de compras para o canteiro de obras ocorre para os itens considerados como não significativos numa curva ABC de abordagem “qualitativa” (itens que são classificados pelo impacto direto na qualidade da obra e não pelo valor envolvido) ou “quantitativa” (itens cujos valores envolvidos, apesar de relativamente significativos pela peculiaridade dos controles necessários para o monitoramento e acompanhamento da negociação até a entrega no canteiro, não apresentam um custo-benefício que justifique a utilização da estrutura de suprimentos do escritório central).

Isso significa que o conhecimento detalhado da personalidade jurídica dos potenciais fornecedores desses itens nem sempre é de domínio dos profissionais no canteiro de obras envolvidos na elaboração e aprovação do pedido de compras e mapa de cotação dos processos de compras.

Consequentemente, a probabilidade de não obtenção dos melhores preços, decorrente de estarem participando de um mesmo processo de cotação fornecedores com capacidade diferenciada de formação de preços, é alta.

A seguir, vamos relatar para o case acima os riscos envolvidos, as conseqüências e as sugestões de ações corretivas para a criação de controles preventivos.

Riscos envolvidos:

Podemos, entre outros, citar: perdas financeiras, fraudes, erros intencionais ou acidentais no processo de cotação e perda de oportunidades de negócios e de relacionamento com o cliente.

Conseqüências:

Algumas conseqüências a destacar são: não obtenção dos melhores preços nos processos de compras decorrente da não participação de fornecedores com a mesma capacidade de formação de preços, por exemplo, fabricantes concorrendo com distribuidores e/ou revendedores dos seus próprios produtos, consideração de determinado fornecedor em detrimento de outros, redução dos valores de realização de ganho com redução de custos nos contratos fechados com clientes na modalidade de Preço Máximo Garantido/Contrato por Preço Alvo, entre outros.

Cabe ressaltar que existem conseqüências que também afetam áreas do escritório central, por exemplo: provável perda de propostas comerciais para os concorrentes nos contratos solicitados pelos clientes que a construtora prespectou na modalidade de sistema de gestão.

Ações corretivas sugeridas:

Destacamos duas recomendações básicas e fundamentais que podem auxiliar na redução da probabilidade e impacto dos riscos, bem como, suas e conseqüências: criar campo no lay-out do arquivo de cadastro de fornecedores específico para identificar/classificar a categoria do fornecedor (fabricante, distribuidor, revendedor, importador exclusivo, etc.). Essa informação de categoria de fornecedor deverá ser destacada nos formulários manuais e/ou eletrônicos (default) utilizados como mapas/demonstrativos dos processos de cotação. Dessa forma, as pessoas envolvidas no processo decisório da compra poderão usar essa informação como uma ferramenta de controle preventivo na gestão dos riscos de suprimentos por parte do canteiro de obras e Departamento de Suprimentos do escritório central. As ações corretivas acima estão baseadas em metodologia voltada para uma abordagem pró-ativa, ou seja, busca-se muito mais a prevenção do que a detecção dos riscos.